Nieuwsbrief RKK-online 4 februari 2020
Onderwerpen:
1. Ondersteuning beëindiging en verlengen abonnementen. .
2. Verwijderen van leden.
3. Leden afgemeld bij SILA uit DocBase verwijderen.
4. Vacatures parochieautomatisering IPAL.
5. Nieuwe versies van documenten.
1. Ondersteuning beëindiging en verlengen abonnementen Naar aanleiding van de Actie Kerkbalans zullen vele abonnementen beëindigd moeten worden en hopelijk ook veel abonnementen moeten worden verlengd. Om dit voor de parochies te vereenvoudigen, bestaat de mogelijkheid een Excel bestand via een ticket aan de helpdesk aan te bieden met de vraag om de gegevens te verwerken. Een beschrijving van hoe het bestand aangeleverd moet worden is opgenomen in DocBase onder Instructies – tab Documentatie.
2. Verwijderen van leden In de vorige nieuwsbrief is aangegeven: “in geval van kerkverlaters en mensen die hebben aangegeven dat hun gegevens uit de systemen verwijderd moeten worden kunt u voor het verwijderen van leden een ticket aanmaken. Geef in het ticket wel aan wat de reden van verwijderen is.” Er worden momenteel veel tickets aangemaakt met het verzoek om vele leden te verwijderen. Dat is niet de bedoeling en dit zal ook niet worden uitgevoerd. De helpdesk zal alleen leden verwijderen waarvoor een kerkverlatingsprocedure is gevolgd en voor leden die nadrukkelijk hebben aangegeven dat de informatie uit het bestand gehaald moet worden. Het is dus niet de bedoeling dat u vraagt om vele leden te verwijderen.
Heeft u wel veel leden die u om wat voor reden dan ook zou willen verwijderen, dan kunt u in een beschikbaar “vrij veld” aangeven “te verwijderen”. Zodra de nieuwe verwijderfunctie beschikbaar is, kunt u deze leden op een eenvoudige manier selecteren en dan verwijderen. Bij het aanmaken van lijsten van leden, kunt u leden waarvoor het betreffende “vrij veld” de tekst “te verwijderen” bevat, uitsluiten.
LET OP! Voordat iemand met een SILA-stip verwijderd wordt, moet deze persoon eerst bij SILA worden afgemeld en moet de terugkoppeling vanuit SILA zijn ontvangen. Meldt u de betreffende persoon niet af bij SILA, dan kan de betreffende persoon bij een wijziging van SILA gegevens via een SILA mutatie weer als nieuw lid worden aangeboden.
Verwijderen van abonnementen en vrijwilligerstaken is niet nodig. Deze worden door u voorzien van een einddatum en bij abonnementen wordt de status door u op “Beëindigd” gezet.
3. Leden afgemeld bij SILA uit DocBase verwijderen In de nieuwsbrief van 22 maart 2019 is o.a. aangegeven: “In maart 2018 is er, naast de koppeling tussen Navision en SILA, ook een koppeling gemaakt tussen DocBase en SILA. Op dat moment zijn alle SILA-gegevens in Docbase geplaatst. Mutaties die sindsdien hebben plaatsgevonden zijn zowel in Navision als in DocBase verwerkt. M.a.w.: heeft u een kerkverlater bij SILA afgemeld, dan is deze afmelding in Navision, maar ook in DocBase gekomen en verwerkt. Wat er echter niet is gebeurd is dat een lid dat in Navision is verwijderd ook automatisch in DocBase is verwijderd. ……… Om te voorkomen dat mensen die zich hebben afgemeld en aangegeven hebben dat hun gegevens uit de administratie verwijderd moet worden toch nog post ontvangen omdat zij in de DocBase-administratie nog wel voorkomen (met status afgemeld), is het aan te bevelen om in DocBase te controleren of er registraties zijn van mensen met de status ‘Sila aan- afmelding = afgemeld’. U dient dan van die leden de ledenkaart uit DocBase alsnog handmatig te verwijderen.”.
Nogmaals een beroep op ledenadministrateurs om hier goed naar te kijken. Zeker in het kader van de Actie Kerkbalans is het noodzakelijk er op toe te zien dat er geen post gestuurd wordt naar mensen die zich hebben laten uitschrijven.
Omdat er ook parochies zijn die leden hebben die zich bij SILA laten uitschrijven maar wel bij de parochie ingeschreven willen blijven, kan het verwijderen niet zomaar voor iedereen centraal worden uitgevoerd.
Zie voor het verwijderen van leden ook punt 1 van deze nieuwsbrief.
In Exact Online blijven na verwijdering van een lid, betreffende gegevens van debiteuren en abonnementen wel bestaan. Dit omdat er vanuit de fiscus een regel is dat financiële gegevens gedurende enige tijd bewaard moeten worden. Daar hebben ook wij ons aan te houden.
4. Vacatures parochieautomatisering IPAL I.v.m. de optimalisering van de dienstverlening aan de parochies zijn we op zoek naar 2 eerstelijns helpdeskmedewerkers (fulltime) en een coördinator parochieautomatisering (parttime). Vacatures zijn beschikbaar op www.rkk-online.nl/documenten. Hebt u na het lezen van de vacatures interesse? Reageer dan voor 10 februari a.s. op de in de vacaturetekst aangegeven wijze.
5. Nieuwe versies van documenten De volgende nieuwe documenten en/of aangepaste documenten zijn op de site www.rkk-online.nl geplaatst. Aanpassingen zijn gemarkeerd.
Vacatures – sectie Documenten.
Sjabloon voor beëindigen abonnementen en aanmaken nieuwe abonnementen – sectie Conversie