Nieuwsbrief RKK-online 11 oktober 2019
Onderwerpen:
Aanpassingen SILA-mutaties
Bij hybride en decentrale administraties wijzigingen alleen met een L-account doorvoeren
Beheer van abonnementen
Aanpassingen SILA-mutaties. Afgelopen dagen is een aantal aanpassingen in de verwerking en rapportage van de SILA-mutaties doorgevoerd. Hierbij is niet alleen aandacht besteed aan het in zowel de parochieadministratie (inloggen met P-account) als in de locatieadministratie (inloggen met L-account) zichtbaar maken van de mutatierapportage van SILA-mutaties en toekennen van de geografische locatie op basis van postcode en huisnummer. Daarnaast is het bepalen van de burgerlijke staat verder onder de loep genomen.
Op het moment dat via SILA een wijziging van de burgerlijke staat wordt doorgegeven met als reden dat de partner is overleden, geeft de gemeente aan: huwelijk ontbonden. Dit is formeel ook juist; een huwelijk wordt gesloten tot de dood het echtpaar scheidt; dus huwelijk ontbonden. Helaas gebeurt het ook dat mensen scheiden; ook dan wordt het huwelijk ontbonden. Zoals u weet komen mutaties van overlijden van de een partner en wijziging burgerlijke staat van de nabestaande niet gelijktijdig binnen en is er in de SILA-mutatie ook geen verwijzing naar de andere mutatie. De vraag is dan bij het binnenkomen van de mutatie met als aanduiding ‘huwelijk ontbonden’ waarom het huwelijk is ontbonden.
Burgerlijke staat. De programmatuur is nu zodanig aangepast dat op basis van diverse controles het volgende in het veld burgerlijke staat wordt ingevuld:
Weduwstaat In dit geval is het duidelijk dat de partner is overleden (bij de partner is de overlijdensdatum ingevuld)
Gescheiden In dit geval is het zeker dat de ex-partner nog leeft; beide hebben dan de burgerlijke staat Gescheiden
“Gescheiden of Weduwstaat” Deze status wordt gegeven als het voor de programmatuur niet mogelijk de juiste burgerlijke staat te bepalen. Het is dan aan de ledenadministrateur om hier een keus te maken en het veld aan te passen.
Deze aanpassing geeft zekerheid over wat de burgerlijke staat is of dat deze nog bepaald moet worden. Let wel: deze aanpassing is van kracht voor de SILA-mutaties die vanaf 9 oktober zijn ontvangen.
Aanpassing lijsten onder “03. Overzicht SILA-rapportage”. Binnenkort worden ook de lijsten onder “03. Overzicht SILA-rapportage” aangepast. Er worden kolommen toegevoegd met daarin het Kaski nummer van de vorige parochie, huidige parochie, vorige locatie en huidige locatie. Hierdoor is het meteen zichtbaar waar een lid vandaan komt. Dit is vooral handig bij verhuizingen naar een andere locatie binnen dezelfde parochie.
Het toekennen van de mutatielocatie van mutaties die voor 1 oktober zijn binnengekomen moet momenteel nog handmatig worden toegepast. Voor deze mutaties wordt nog gewerkt aan het automatisch toekennen van de SILA-mutatie aan betreffende locatie. Hierbij geldt wel dat dit niet kan voor mutaties waarbij en parochiaan is vertrokken. De toewijzing aan de juiste locatie zal dus voor mutaties die voor 1 oktober zijn binnengekomen nog handmatig gedaan moeten worden.
Parochies met een hybride administratie waarbij de locatie Kaskinummers niet in de Kaski-tabel zijn opgenomen, maar die wel gebruik maken van het veld geografische locatie (bijvoorbeeld voor het toekennen van de kostenplaats ten behoeve van de kerkbijdrage in Exact Online) of een centrale administratie. Het toekennen van de geografische locatie en van de mutatielocatie (SILA-mutatie rapportage) wordt gedaan op basis van de Kaski-tabel. Er zijn parochies die in het verleden zijn gefuseerd waarbij de postcodes van de oude parochies in de Kaski-tabel zijn samengevoegd onder één Kaskinummer. Als de parochie de Kaskinummers van de locaties toch nog wil gebruiken, kan de parochie de geografische locatie handmatig invullen. Omdat de Kaski-tabel alle postcodes onder één Kaskinummer heeft staan en geen locaties meer heeft opgenomen, kunnen de geografische locatie en de SILA-mutatielocatie niet automatisch toegekend worden. Voor deze parochies blijft het toekennen van de geografische locatie en SILA-mutatielocatie een handmatige actie zoals in hoofdstuk 2.3 van het FAQ document is opgenomen.
Bij hybride en decentrale administraties: wijzigingen alleen met een L-account doorvoeren. Heeft u een hybride of decentrale administratie (de administrateurs van uw parochie beschikken over gebruikers codes die met een L beginnen), dan is het noodzakelijk dat u met een L-account bent ingelogd voor het uitvoeren van ALLE administratieve werkzaamheden.
Op basis van uw inlogcode worden onder andere gegevens opgenomen waardoor abonnementen op de juiste locatie worden geplaatst. Hierdoor wordt ook de juiste kostenplaats in Exact Online meegegeven. Zou u in geval van een hybride of decentrale administratie een abonnement met een P-account aanmaken, dan weet het systeem niet bij welke locatie het abonnement hoort en kan er ook geen kostenplaats worden bepaald. Soortgelijk probleem doet zich voor bij het bepalen van wijk/bezorgwijkindeling.
Beheer van abonnementen. Het gebeurt dat kerkbijdrage abonnementen veranderd moeten worden. Bijvoorbeeld iemand heeft nu een abonnement op basis van een toezegging en wil per incasso gaan betalen. De specificaties van een abonnement kunnen niet worden aangepast. U dient het abonnement dan te beëindigen en een nieuw abonnement aan te maken. Een voordeel hiervan is dat u een overzicht heeft van de aanpassingen van de abonnementen.
Tevens nogmaals de vermelding dat abonnementen in DocBase beheerd moeten worden. Dit betekent dat u Kerkbijdrage abonnementen en bijbehorende gegevens NOOIT in Exact Online moet aanpassen.
Documentatie. Van de volgende documenten is een bijgewerkte versie in DocBase geplaatst onder Instructies – tab Documentatie:
FAQ’s DocBase
Geconstateerde problemen