Nieuwsbrief RKK-online 01 oktober 2019
Aanpassing rapportage SILA-mutaties Zoals bekend worden SILA-mutaties op het moment dat de mutatie aan DocBase wordt aangeboden meteen verwerkt. Bij verhuizing wordt bijvoorbeeld meteen het nieuwe adres op de ledenkaart geplaatst.
Tot nu toe is het overzicht van de SILA-mutaties alleen zichtbaar voor de fusie parochie (in geval van hybride en decentrale administraties) en de centrale administraties (inloggen met P-account). Komende donderdag wordt er een wijziging actief waarbij de SILA-mutaties voor hybride en decentrale administraties ook in de locatie administraties zichtbaar zijn (inloggen met L-account). Hierdoor is de distributie van de SILA-mutaties binnen de parochies niet meer nodig. Voor mutaties die voor 1-10-2019 zijn binnengekomen en nog status “1. Nieuwe Sila mutatie” hebben, geldt dat de toewijzing aan de betreffende locatie binnenkort geautomatiseerd zal gebeuren. Uiteraard kunt u deze nu ook nog handmatig aan de betreffende locatie toewijzen.
Toekenning geografische locatie Bij een verhuizing wordt vanaf donderdag ook de geografische locatie automatisch toegekend. Dit gebeurt op basis van de postcode en het huisnummer. In geval van SILA-mutaties hoeft dit dus ook niet meer door een centrale administrateur gedaan te worden.
Over drie weken zal er over alle gegevens van in DocBase geregistreerde leden een correctie plaatsvinden waarbij de geografische locatie opnieuw wordt bepaald op basis van de postcode en het huisnummer.
Versnelling lijstopbouw DocBase Bij het openen van een lijst wordt een vooraf bepaald aantal regels vanuit DocBase naar uw PC opgehaald. Hoe langer de lijst, des te langer dit duurt. Dit valt vooral op bij het openen van de ledenadministratie. Momenteel worden er bij het openen van de lijst 10.000 regels opgehaald. Dit wordt donderdag voor elke gebruiker aangepast naar 1.000 regels. Hierdoor kunt u sneller met de ledenadministratie aan de gang.
Vaak wordt er gevraagd om op het scherm alle leden van de gehele parochie te kunnen zien. Afhankelijk van de parochie varieert dat van ongeveer 10.000 tot meer dan 70.000 regels. Hoewel dit technisch mogelijk is, is een dergelijke weergave eigenlijk niet de bedoeling van de lijst van de ledenadministratie Deze lijst is een startpunt om op basis van een selectie zaken op te pakken. Gebruik de “zoek en vind” optie om een selectie van de gegevens op het scherm te krijgen. Dan vindt u de gewenste informatie ook veel sneller. Het is een kwestie van wennen om net even iets anders te werk te gaan. Maar het zorgt er wel voor dat het systeem aanmerkelijk sneller reageert.
Wilt u toch meer regels op het scherm kunnen zien, dan kunt u de instelling voor uzelf aanpassen. De beschrijving hiervan wordt binnenkort nog in het document FAQ’s DocBase opgenomen.
Overige aanpassingen zijn vermeld in het document “release notes” dat u in DocBase kunt vinden onder Dossiers – 01. Instructies -tab Documentatie.