Beveiliging gegevens in Exact en DocBase

Naar aanleiding van vragen van parochies over de beveiliging van gegevens in Exact Online en DocBase, een en ander in relatie tot de verplichtingen zoals voortvloeiend uit de AVG, berichten wij u graag als volgt.

De gegevens in de pakketten DocBase en Exact Online bevatten gegevens rond personen als ook van de parochie waarvan we niet graag zien dat deze in verkeerde handen vallen. Voor beide pakketten geldt dat wij een zeer zorgvuldige procedure hebben opgezet rondom de toekenning van individuele autorisatiecodes. Daarnaast wordt er in beide pakketten gewerkt met specifieke gebruikersrollen, waarmee wordt geregeld wat een individuele gebruiker kan zien en mag doen. Daarbovenop werkt Exact Online inmiddels met tweestapsverificatie. Vanzelfsprekend zijn rondom de omgevingen van DocBase en Exact Online de nodige technische maatregelen getroffen om onze gegevens te beveiligen. Beide betrokken organisaties beschikken in dit kader over de daarvoor relevante certificeringen.

Het hiervoor staande is naar onze mening voldoende om een veilig gebruik van de gegevens te kunnen waarborgen.

Met enige regelmaat bereiken ons verzoeken om, in geval van het gebruik van parochieservers, beveiligde verbindingen op te mogen zetten. Vanuit IPAL kunnen we dit echter niet faciliteren omdat de variëteit in gekozen oplossingen aan de kant van parochies te divers is. Hoewel het vanzelfsprekend erg belangrijk is om persoonsgegevens en andere vertrouwelijke gegevens te beschermen, zijn de maatregelen die thans binnen de nieuwe automatisering voor parochies zijn getroffen voldoende en zijn aanvullende maatregelen van uw zijde voor deze pakketten niet nodig.