Gebruik Exact Online verplicht?
Door het landelijk Bisschoppen College is in januari jongstleden bepaald dat alle parochies verplicht zijn tot het voeren van een ledenadministratie en dat zij dit dienen te doen met gebruikmaking van DocBase. Daarbij is niets aangegeven over het eventueel verplichtend gebruik van Exact Online ten behoeve van de financiële administratie van de parochie.
Inmiddels is door een aantal bisschoppen het gebruik van Exact Online binnen de grenzen van hun eigen bisdom alsnog verplicht gesteld (informeer hiervoor bij het Economaat van uw bisdom). Maar de vraag kan worden gesteld of het gebruik van Exact Online al niet functioneel verplicht is? Immers, zonder het gebruik van Exact Online is het binnen DocBase niet mogelijk om een kerkbijdrage-administratie te voeren. Zo worden de gegevens omtrent ontvangen kerkbijdragen rechtstreeks aangeleverd vanuit Exact Online en geschiedt de uitvoering van in DocBase vastgelegde automatische incasso's via Exact Online. Daarvoor zijn tussen Exact Online en DocBase in de afgelopen periode de nodige koppelingen gerealiseerd. DocBase kent, in tegenstelling tot de kerkbijdrage-administratie in Navision, niet meer de mogelijkheid tot handmatige invoer van ontvangen bedragen. In koppelingen tussen DocBase en andere mogelijke financiële pakketten zal niet worden voorzien.
Om een kerkbijdrage-administratie te kunnen voeren, is in de nieuwe oplossing het gelijktijdig gebruik van DocBase èn Exact Online verplicht. Mocht uw bisdom het gebruik van Exact Online derhalve nog niet formeel verplicht hebben gesteld, functioneel is het verplicht. Het afzien van het voeren van een geïntegreerde kerkbijdrage-administratie door het niet gebruiken van Exact Online kan voor het kunnen uitvoeren van een goede jaarlijkse actie Kerkbalans toch geen optie zijn?
Overigens is het goed op te merken dat de parochies nooit licentiekosten voor het gebruik van Exact Online in rekening krijgen gebracht. Deze kosten worden op landelijk niveau gedragen. De kosten die aan een parochie voor het gebruik van Exact Online worden doorbelast (afhankelijk van de specifiek geldende regeling binnen uw bisdom) betreffen enkel de kosten van de administratie en de daarbij behorende gebruikers.