Actieplan parochies
Nu de definitieve data bekend zijn waarop de programmatuur van Exact Online en DocBase uiterlijk aan de parochies ter beschikking wordt gesteld (1 februari respectievelijk 1 maart 2018), staat de parochie voor de vraag wat te doen in relatie tot de overstap.
Overgang DocBase Op het moment van overgang van Navision naar DocBase worden ter zake van de ledenadministratie, de kerkbijdrage-administratie en de begraafplaatsenregistratie alle gegevens vanuit Navision meegenomen naar DocBase. Het moment van overgang is in principe op geen enkele wijze gebonden aan een boekjaar en kan in principe op elk moment van het jaar plaatsvinden.
De enige voorwaarden op het moment van overgang zijn dat in de ledenadministratie geen onverwerkte Sila-mutaties meer open staan en dat in de kerkbijdrage-administratie in principe alle ontvangsten tot aan het moment van conversie zijn verwerkt (in principe, omdat de te maken keuze voor de ingangsdatum van de financiële administratie hierop van invloed kan zijn).
De overgang van Navision naar DocBase dient plaats te vinden tussen 1 maart 2018 en uiterlijk 30 juni 2019. Het verdient de uitdrukkelijke voorkeur om de overgang zo snel mogelijk te maken. Dit hangt samen met het alsdan kunnen voldoen aan de verplichtingen zoals deze voor de Kerk voortvloeien uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming alsmede uit het alsdan gebruik kunnen maken door de leden van de zogenaamde mijnRKK-app voor het kunnen opvragen en raadplegen van de van hen in de ledenadministratie vastgelegde gegevens.
Actie kerkbalans 2018
In januari 2018 zijn veel parochies gestart met de actie kerkbalans 2018. Wat moet een parochie nu doen met de resultaten van die actie kerkbalans in de periode tot aan de invoering van DocBase?
Het verdient aanbeveling om de resultaten hiervan gewoon nog in Navision te verwerken. Deze gegevens gaan straks bij een conversie ook niet verloren daar alle gegevens in de conversie mee over genomen worden naar DocBase. Dit betekent ook dat eventuele automatische incasso's tot aan het moment van overgang naar DocBase gewoon vanuit Navision dienen te worden uitgevoerd.
Na conversie kunnen de automatische incasso's binnen de nieuwe automatisering worden voorgezet, waarbij het wel van belang is om op te merken dat alsdan de parochie voor de financiële administratie de overstap naar Exact Online minimaal gelijktijdig (of eerder) dient te hebben gemaakt. In de nieuwe automatiseringsoplossing vindt het feitelijk incasseren namelijk plaats met behulp van Exact Online!
Overgang Exact Online
Voor wat betreft de financiële administratie is besloten om ervoor te kiezen om de oude financiële historie in Navision achter te laten en niet mee te nemen naar Exact Online. In Exact Online beginnen we dan ook met een spreekwoordelijke schone lei. Betekent dat dan dat we helemaal niets meenemen? Natuurlijk moeten we wel een aantal gegevens mee naar de nieuwe administratie, te weten:
de eindbalans vanuit Navision zal handmatig als beginbalans worden ingeboekt in Exact Online. Dit betekent niet dat je pas met Exact Online kunt beginnen na een volledig afsluiten van een periode in Navision. Het moment waarop je de beginbalans in Exact Online inboekt is in principe vrij. En zolang een boeking in Exact Online nog niet definitief is verwerkt, kunnen boekingen (en daarmee ook de beginbalans) worden aangepast.
indien in Navision word gewerkt met debiteuren en crediteuren, kunnen de stamgegevens vanuit Navision via Excel worden geëxporteerd en in Exact Online worden geïmporteerd. Hetzelfde geldt voor de per overgangsdatum openstaande debiteuren- en crediteurenposten.
naar keuze van de parochie kunnen bepaalde dimensiewaarden, zoals gebruikt binnen Navision, als kostendrager binnen Exact Online worden ingericht. Het is op dit punt wel de vraag wat de meest efficiënte werkwijze in deze zal zijn. Op het moment dat het slechts om een beperkt aantal waarden gaat, is handmatige inbreng in Exact Online wellicht effectiever dan het importeren daarvan via het gebruik van Excel.
Standaard wordt een voor een parochie ingerichte administratie in Exact Online ter beschikking gesteld. Dit betekent dat in de administratie een standaard rekeningschema voor parochies is opgenomen alsmede dat een aantal zaken zijn ingericht die van belang zijn voor het kunnen werken van de koppelingen tussen Exact Online en DocBase.
Het gebruik van een standaardrekeningschema wil, in tegenstelling tot de situatie in Navision, niet zeggen dat er geen grootboekrekeningen door de parochies zelf mogen worden toegevoegd. Dat is binnen Exact Online gewoon mogelijk en toegestaan. Wel vragen wij de parochies uitdrukkelijk geen wijzigingen aan te brengen in de verdichtingenstructuur binnen Exact Online; de wijze waarop grootboekrekeningen worden gerubriceerd in de balans en de exploitatierekening.
Beschikbaarheid financiële historie
Het niet overnemen van de financiële historie vanuit Navision naar Exact Online betekent niet dat deze historie voor u straks niet meer raadpleegbaar is. Aan iedere parochie zal een Excel bestand ter beschikking worden gesteld waarin de volledige financiële historie vanuit Navision is terug te vinden, inclusief geboekte dimensies e.d. Voor de zekerheid wordt een kopie van deze "dump" in Excel ook bij IPAL bewaard, zodat er altijd een reserve-kopie beschikbaar blijft. Daarnaast zullen op landelijk niveau enkele Navision-licenties worden gehandhaafd om bijvoorbeeld in de situatie van een controle door de belastingdienst hen inzage te kunnen geven in de oorspronkelijk gevoerde administratie.
Tijdstip overgang naar Exact Online
Een natuurlijk overstapmoment voor de financiële administratie lijkt natuurlijk het begin van een nieuw boekjaar. Per 1 februari worden de omgevingen in Exact ter beschikking gesteld en kunnen parochies die dat wensen met terugwerkende kracht tot 1 januari 2018 de financiële administratie voeren.
Gegeven de wens om in de loop van het jaar zo snel mogelijk een overschakeling te kunnen realiseren naar DocBase (m.n. in verband met de AVG) zullen we in een aantal gevallen waarschijnlijk niet ontkomen aan een tussentijdse overgang van Navision naar Exact Online. Dit behoeft echter voor de voortgang van zaken geen probleem te betekenen. In voorkomende gevallen zijn wij steeds graag bereid tot nader overleg over de consequenties van de verschillende te maken keuzes.
Uitgangspunt is wel dat de overgang naar Exact Online in ieder geval dient te hebben plaatsgevonden op het moment van overgang naar DocBase. Indien dit niet het geval is (dus wel gebruik van DocBase maar (nog) niet van Exact Online) heeft dit tot gevolg dat in DocBase geen correcte weergave kan plaatsvinden van de ontvangsthistorie kerkbijdrage per lid, er geen gebruik kan worden gemaakt van de beschikbare koppelingen en de daaraan gekoppelde functionaliteit en is er geen ondersteuning beschikbaar voor de uitvoering van automatische incasso's. In de nieuwe automatisering is dit een functionaliteit waarin beide pakketten noodzakelijk zijn en samenwerken.
Is gebruik van de nieuwe automatsering verplicht?
Door de gezamenlijke Nederlandse Bisschoppen is het gebruik van DocBase voor de ledenadministratie van de parochies verplicht gesteld, dit mede om als totale Nederlandse Kerkprovincie de verantwoordelijkheid te kunnen dragen voor het voldoen aan de verplichtingen zoals voortvloeiend uit eerdergenoemde AVG.
Ter zake het wel of niet verplicht gebruik van Exact Online als financieel pakket wordt door ieder bisdom zelfstandig besloten. Wel is duidelijk dat op geen enkele wijze zal worden voorzien in het realiseren van een koppeling tussen Docbase en willekeurig welk financieel pakket, behalve voor Exact Online. Uit dien hoofde is het gebruik van Exact Online ten zeerste aanbevolen.
Voorbereiding
Welke specifieke acties kunnen er door parochies worden uitgevoerd vooruitlopend op de conversie naar de nieuwe automatisering?
De vrije velden in Navision worden als vrije velden ook geconverteerd naar DocBase. Vanzelfsprekend is het aan te bevelen dat binnen een fusieparochie de verschillende vrije velden op gelijke wijze worden gebruikt.
Reeds eerder is de oproep gedaan om zoveel als mogelijk van leden het mobiele telefoonnummer en e-mail adressen te verzamelen. Met name het e-mail adres gaat straks een belangrijke rol spelen bij het verlenen van toegang tot de ledengegevens via de mijnRKK-app.
Volledig bijwerken van de verwerking van Sila mutaties en ontvangsten kerkbijdragen.
Ten behoeve van de conversie wordt gebruik gemaakt van een speciaal daarvoor gemaakt Excel-sjabloon, dat in het geval van een conversie vanuit Navision automatisch zal worden gevuld en verwerkt, waarvoor alsdan geen additionele inspanning van de parochie zal worden gevraagd. Voor de conversie van (deel-)administraties welke niet in Navision zijn gevoerd, zal deze conversiesheet door de betreffende parochie zelf dienen te worden gevuld.
Regelmatig wordt in dit kader de vraag gesteld of het wenselijk is de bestanden op te schonen en vertrokken leden uit het bestand te verwijderen. Deze actie is echter niet nodig en eigenlijk ook ongewenst. Hierdoor lopen we namelijk het risico dat kerkelijke data verloren gaan die op dit moment binnen Navision niet automatisch meeverhuizen naar de nieuwe parochie.