Implementatietraject

Invoering nieuwe automatisering parochies

In het economencollege van 9 januari 2017 is besloten tot een aanpassing in het tijdspad van de invoering van de nieuwe automatisering voor parochies. Deze aanpassing hangt samen met een aantal inrichtingszaken in DocBase, die vermoedelijk niet voor 1 februari aanstaande gereed kunnen zijn. Omdat het economencollege als uitgangspunt hanteert dat de definitieve introductie pas kan plaatsvinden bij het volledig gereed en operationeel zijn van de aangeboden oplossingen, is thans besloten tot het uiterlijk met ingang van 1 februari 2018 ter beschikking stellen van Exact Online en het uiterlijk met ingang van 1 maart 2018 ter beschikking stellen van de gerealiseerde oplossing in DocBase.

Wat betekent dit voor de feitelijke overgang van parochies?

Gebruik Exact Online met terugwerkende kracht tot 1 januari 2018

Voor de parochies die dat wensen, is het mogelijk om vanaf 1 februari 2018 met terugwerkende kracht tot 1 januari 2018 de financiële administratie in Exact Online te voeren. Invoering van DocBase is niet eerder mogelijk dan 1 maart 2018. Dit moment zal feitelijk worden bepaald door de op te stellen planning van de conversie van parochies naar DocBase, daar deze conversies volgtijdelijk zullen plaatsvinden.

Indien het voor de parochie een vereiste is dat de ontvangsthistorie van de kerkbijdrage per lid, zoals deze straks in DocBase zal worden weergegeven, op het moment van overgang naar DocBase correct wordt weergegeven (en dat zal voor alle parochies die op dit moment een volledige kerkbijdrageregistratie bijhouden het geval zijn), is het voor de periode, dat wel reeds van Exact Online gebruik wordt gemaakt maar de overgang naar DocBase feitelijk nog niet is gerealiseerd, noodzakelijk dat de individuele kerkbijdrage-ontvangsten per lid niet alleen als ontvangst in Exact Online maar ook nog in de Kerkbijdragemodule van Navision dienen te worden verwerkt. Hierbij mogen de opbrengsten in Exact Online niet op lid-niveau individueel worden geboekt; verwerking kan dan op basis van week- of maandtotalen per bankafschrift plaatsvinden. Pas vanaf het moment van gebruik van zowel Exact Online als DocBase dient in Exact Online verantwoording per lid plaats te vinden, welke gegevens alsdan vanuit Exact Online per lid automatisch rechtstreeks worden doorgegeven aan DocBase.

Samenhangend met het hiervoor vermelde, geldt dat tot aan het moment van overgang naar DocBase de automatische incasso van kerkbijdrage, voor zover daarvan binnen een parochie gebruik wordt gemaakt, vooralsnog dient plaats te vinden vanuit Navision. Pas na de daadwerkelijke overgang naar DocBase kan Exact Online door de parochie worden gebruikt als basis voor de uitvoering van automatische incassos’s.

Gelijktijdige overgang naar DocBase en Exact Online

Een gelijktijdige overgang vanuit Navision (of een ander pakket) naar DocBase en Exact Online kan vanaf 1 maart 2018. Om een goede weergave van de ontvangsthistorie van de kerkbijdrage per lid in DocBase te kunnen realiseren, is het enige vereiste dat de kerkbijdrage-administratie zoals deze in Navision wordt gevoerd op het moment van overgang tot aan dat overgangsmoment volledig is bijgewerkt. Ook hier dient te worden opgemerkt dat het feitelijke conversiemoment wordt bepaald door de planning van conversies zoals die door IPAL wordt gemaakt, daar conversies slechts volgtijdelijk kunnen plaatsvinden.

Natuurlijk is het mogelijk om bij een feitelijke overgang nà 1 maart 2018 toch de administratie in Exact Online met terugwerkende kracht tot 1 januari 2018 te voeren. Een en ander heeft tot nadeel dat alsdan over een bepaalde periode een administratieve achterstand wordt opgelopen die achteraf later dient te worden ingelopen. Het verdient alsdan voorkeur de kerkbijdrage-administratie slechts bij te werken tot 31 december 2017 en vervolgens de mutaties in 2018 via Exact Online te laten doorlopen naar DocBase.

Bij een tussentijdse gelijktijdige overgang in de loop van 2018 zal een extra afsluitmoment in de financiële administratie in Navision ontstaan. De eindbalans op het moment van overgang zal als beginbalans in Exact Online dienen te worden opgevoerd. Alhoewel een extra handeling, wordt dit door het Economencollege niet als zwaarwegende belemmering tegen een tussentijdse overgang gezien.

Een latere overstap naar Exact Online

Het eerst overgaan naar DocBase en pas in een later stadium gebruik gaan maken van Exact-Online wordt door de landelijke Economen afgeraden.

Een overstap naar DocBase in de loop van 2018 met een latere overstap naar Exact Online (bijvoorbeeld per 1 januari 2018) behoort slechts tot de mogelijkheden indien de betreffende parochie op dit moment geen kerkbijdrage-administratie voert (en er derhalve geen behaalhistorie door Docbase dient te worden overgenomen), c.q. de parochie geen behoud wenst van deze betaalhistorie.

In deze variant is het niet mogelijk om, indien behoud van deze historie wèl gewenst is, te kunnen komen tot een correcte weergave van hetgeen in 2018 aan kerkbijdrage is ontvangen. Bovendien is het uitvoeren van automatische incasso’s pas mogelijk na het in gebruik nemen van Exact online.

Overgang naar DocBase in relatie tot AVG

Door de Nederlandse bisdommen is het gebruik van DocBase als ledenadministratie voor alle parochies verplicht gesteld omdat dit de Nederlandse Kerkprovincie in haar geheel in staat stelt invulling te kunnen geven aan de nieuwe verplichtingen zoals deze voortvloeien uit de zogenaamde AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming), zoals deze uiterlijk 23 mei 2018 binnen de Kerk dienen te zijn geïmplementeerd.

Om zo snel mogelijk geheel compliant te zijn aan genoemde verplichtingen, verdient het aanbeveling dat de conversie van parochies zo snel mogelijk verloopt, óók als dat betekent dat er bijvoorbeeld financieel een tussentijdse jaarafsluiting dient plaats te vinden.

In het kader van de nieuwe automatisering van parochies wordt voorzien in de introductie van mijnRKK, een app waarmee het voor de leden van de kerk wordt mogelijk gemaakt rechtstreeks inzicht te krijgen in hetgeen de parochie van dat betreffende lid in haar ledenadministratie heeft vastgelegd. Ook voor een succesvolle introductie van de App is een snelle conversie van parochies naar DocBase zeer gewenst. Zolang een parochie nog niet is overgegaan naar DocBase is het gebruik van de App door haar leden nog niet mogelijk.

Conversiesjabloon voor overgang naar DocBase

Ten behoeve van de conversie naar DocBase is door GAC in samenwerking met Acanthis (de leverancier van DocBase) een Excelsheet ontwikkeld welke zal worden gebruikt voor het vullen van de tabellen in DocBase. Dit sjabloon wordt voor die parochies die overkomen vanuit Navision automatisch gevuld, waarbij voor de modules Leden, Kerkbijdrage en Begraafplaatsen alle gegevens vanuit Navision worden geconverteerd (inclusief vrije velden en aantekeningen).

Voor die parochies die vanuit andere automatiseringsoplossingen over stappen naar DocBase, geldt dat zij zelf dienen zorg te dragen voor de vulling van dit sjabloon. Dit vullen kan relatief eenvoudig plaatsvinden indien de huidige automatisering voorziet in de mogelijkheid om de daarin opgenomen gegevens te exporteren naar Excel (wat bij de meeste pakketten tot de mogelijkheden behoord).

Voor de duidelijkheid wordt nogmaals opgemerkt dat parochies voor de conversie vanuit Navision geen additionele werkzaamheden hoeven te verrichten. Deze conversies worden door Acanthis uitgevoerd.

De parochie zal overigens in beide situaties uitdrukkelijk bij de conversie betrokken worden, bijvoorbeeld in het kader van de beoordeling van eventuele uitvallijsten en in de uiteindelijke acceptatie van de conversie.