Bisschoppen besluiten tot nieuwe automatisering

Nieuwe automatisering voor parochies Door de bisschoppenconferentie van de RK kerk is op 19 april jongstleden besloten tot goedkeuring van de introductie en invoering van een nieuwe oplossing voor de automatisering van de onder de bisdommen vallende parochies. In deze nieuwsbrief wordt nader ingegaan op de achtergronden van dit besluit, de nieuwe gekozen oplossing en de in de komende periode te volgen weg daar naartoe. Huidige automatisering voor parochies Zoals u weet is tot op heden het pakket Navision de automatiseringsoplossing die door de bisdommen wordt aangeboden aan de parochies voor het voeren van administraties op het gebied van de ledenadministratie, de kerkbijdragenadministratie, de financiële administratie en de begraafplaatsenadministratie. In de afgelopen periode is door de bisdommen gezamenlijk nagedacht over de wijze waarop in de toekomst aan de automatisering van de parochies vormgegeven moet worden. Hiervoor bestonden diverse aanleidingen: Technische staat Navision. De techniek van de huidige versie van Navision raakt snel verouderd. Destijds is veel maatwerk in het pakket ingebouwd en dat maakt het al meerdere jaren onmogelijk om door Microsoft beschikbaar gestelde updates te installeren. Hoewel de door de parochies gebruikte versie van Navision op dit moment nog wel wordt ondersteund door de leverancier, zal dit in de nabije toekomst ophouden (zo is de verwachting). Het risico van software die niet langer ondersteund zou worden, kunnen we niet lopen en dit moment willen we dan ook voor zijn. Gebruiksonvriendelijkheid. Navision wordt door veel gebruikers als gebruiksonvriendelijk ervaren, met name ook de financiële module. Met name het ontsluiten van informatie (lijsten, overzichten) blijft voor veel mensen erg ingewikkeld.

Ontwikkelingen rondom SILA. Hoewel de koppeling met SILA in Navision momenteel prima werkt, is het niet goed mogelijk om Navision in te richten op de situatie waarin de koppeling met SILA verdwijnt en waarop de mutaties in het ledenbestand op een andere wijze tot stand moeten gaan komen. Op dit moment wordt landelijk intensief overlegd over het behoud van SILA c.q. een latere ontkoppeling, maar het is nog onduidelijk of en voor hoe lang dit gaat lukken. Wel is duidelijk dat landelijk een uniform alternatief voor SILA gezocht moet worden: het is ondoenlijk om binnen parochies c.q. bisdommen allerlei verschillende systemen naast elkaar te hanteren.

Ontwikkelingen in regelgeving rond privacy. Met ingang van 1 mei 2018 zal nieuwe, strengere Europese regelgeving van kracht worden rond de privacy en inzage in de registratie van persoonsgegevens. Om op deze nieuwe regelgeving voorbereid te zijn, zal een mogelijkheid moeten worden ontwikkeld om ieder geregistreerd lid van onze kerk direct (d.w.z. zonder tussenkomst van een persoon/organisatie) inzage te geven in de van hem/haar geregistreerde gegevens. Een dergelijke mogelijkheid, die wel onderdeel zal worden van de nieuwe automatisering, is binnen de huidige Navision omgeving niet te realiseren. Nieuwe oplossing De nieuwe automatisering voor parochies zal bestaan uit een gecombineerde oplossing van een tweetal standaardoplossingen die, waar nodig, onderling gekoppeld zullen worden: Exact Online en DocBase. Exact Online is een standaard oplossing voor het voeren van de financiële administratie van een organisatie, die door een groot aantal organisaties (groot en klein) wordt gebruikt. DocBase is een Document Management Systeem dat is gemaakt door het bedrijf Acanthis, gevestigd te Hardinxveld-Giessendam. De combinatie van DocBase en Exact Online maakt het mogelijk om parochies een volledige nieuwe oplossing aan te bieden voor zowel de ledenadministratie, de kerkbijdrage-administratie, de begraafplaatsenadministratie alsook de financiële administratie. Een bijkomend voordeel is dat DocBase ook een oplossing vormt voor de opslag van documenten, e-mails etc. bij leden en overige relaties. Ook het rechtstreeks aanmaken en opslaan van brieven behoort daarmee tot de mogelijkheden. Vanzelfsprekend zal in deze nieuwe oplossing ook worden voorzien in een koppeling met SILA, voor zolang deze koppeling door de politiek wordt toegestaan. Met deze oplossingen zijn we er van overtuigd dat we, naast het voorbereid zijn op eisen die aan ons gesteld worden op grond van veranderende wet- en regelgeving, maximaal tegemoet kunnen komen aan de bezwaren die bij Navision golden op het gebied van gebruikersgemak en ontsluiting van informatie. Naast de twee standaardoplossingen zal een website/app gemaakt worden die voorlopig als werknaam MijnRKKerk heeft gekregen en waarmee we willen voorzien in de mogelijkheid om op een moderne manier met onze leden te communiceren. Daarbij kan het gaan om het geven van inzage in de geregistreerde gegevens van leden, maar mogelijk ook het doorgeven van mutaties als de koppeling met SILA wegvalt alsook het aanbieden van informatie, het doen van bestellingen en de betaling daarvan, etc. Voorlichting en opleiding Het is de planning dat in het vierde kwartaal van 2017 het nieuwe systeem voor iedereen beschikbaar komt. Dit betekent ook dat we in de loop van dat kwartaal de gegevens van de eerste parochies willen converteren naar de nieuwe omgeving. Het is de bedoeling dat alle parochies uiterlijk per 31 december 2018 de overgang naar het nieuwe systeem hebben gemaakt, zodat het gebruik van Navision alsdan kan worden beëindigd. In samenhang hiermee zullen in de tweede helft van het jaar cursusdagen worden georganiseerd om de overgang te begeleiden. Daarnaast zal (met name voor Exact Online) gebruik worden gemaakt van de mogelijkheid van e-learning. Om de nieuwe automatiseringsoplossing te introduceren, worden in de komende maanden in de bisdommen voorlichtingsavonden gepland. Voor de planning daarvan verwijzen wij u graag naar de activiteitenkalender op deze site. Nieuwe-automatisering.nl Natuurlijk willen we u in de komende periode uitgebreid op de hoogte houden van alle nieuwe ontwikkelingen. Ter ondersteuning van de informatievoorziening over de invoering van de nieuwe automatisering is ook een website in het leven geroepen waar u alle relevante informatie kunt vinden: www.nieuwe-automatisering.nl. In de komende tijd zal op deze site steeds nieuwe informatie worden opgenomen over de voortgang van het project. Ook zal op deze site informatie worden gegeven over opleidingen en gebruikershandleidingen. Mocht deze brief u aanleiding geven tot directe vragen en/of opmerkingen, bent u van harte uitgenodigd contact op te nemen met uw bisdomkantoor.