Aanpassing rol van kerkbijdrage-administrateur (KB-rol) in Exact Online
In de praktijk is gebleken dat de bevoegdheden/rechten van een gebruiker met de KB-rol, de rol van kerkbijdrage-administrateur, in Exact Online niet duidelijk genoeg of te beperkt zijn. Parochies kiezen daarom bij het aanmelden van nieuwe gebruikers veelal voor de FA-rol, de rol van financieel administrateur, die in elk geval voldoende rechten bevat om alle gewenste financiële en boekhoudkundige handelingen te kunnen verrichten.
Vanaf 1 juli 2020 zal de KB-rol worden uitgebreid met het recht om te kunnen incasseren, dat wil zeggen om een incassobatch aan te maken en deze te downloaden of (mits een bankkoppeling is geactiveerd) klaar te zetten in de bankomgeving. Daarmee wordt de incasso-opdracht nog niet uitgevoerd door de bank. Het is en blijft noodzakelijk dat een daartoe bevoegd persoon (meestal de penningmeester) die toegang heeft tot de bankomgeving de incassobatch definitief incasseerbaar stelt.
Daarnaast wordt het recht ‘Relaties beheren’ toegevoegd aan de KB-rol, zodat het mogelijk wordt om bij wijziging van de bankrekening van een parochiaan de juiste bankrekening en machtiging /mandaat te koppelen aan toekomstige incasso’s (conform onderdeel 3.6 Handleiding incasseren kerkbijdragen).
Het recht om te kunnen incasseren is in Exact Online onlosmakelijk verbonden met het recht om te kunnen betalen, dat wil zeggen om een betalingsbatch aan te maken en deze te downloaden of (mits een bankkoppeling is geactiveerd) klaar te zetten in de bankomgeving. Hiervoor geldt hetzelfde als voor de incassobatch: de bank voert de betaalopdracht pas uit, nadat de betaalbatch door een daartoe bevoegd persoon (meestal de penningmeester) definitief betaalbaar wordt gesteld. Normaliter zal een gebruiker met de KB-rol zich echter niet bezighouden met het klaarzetten van betalingen en het betreffende recht uitsluitend gebruiken voor het incasseren.
Wat kan een gebruiker met de KB-rol wel of niet?
Een gebruiker met de KB-rol had en houdt de volgende rechten:
kas- en bankmutaties zien en muteren;
bankafschriften importeren;
debiteurenrapportage, relaties, financiële stamgegevens en abonnementen bekijken;
abonnementsfacturen genereren.
Na de aanpassing van de KB-rol kan deze gebruiker het gehele incassoproces doorlopen, inclusief:
abonnementsfacturen definitief maken en automatisch boeken in het Verkoopboek;
het aanmaken van een incasso-batch of een betalingsbatch;
het downloaden of (mits een bankkoppeling is geactiveerd) klaarzetten van een incassobatch of een betalingsbatch in de bankomgeving;
een nieuwe bankrekening van een parochiaan als hoofdrekening markeren;
een nieuwe machtiging/mandaat voor een parochiaan aanmaken en als hoofd-machtiging aanmerken.
Een gebruiker met de KB-rol kan niet:
aangemaakte incassoposten daadwerkelijk incasseren of aangemaakte betalingen
daadwerkelijk betalen (tenzij hij/zij daartoe bevoegd is bij de bank);
de bank- en kassaldi zien in de Financiële Cockpit;
het exploitatieresultaat zien in de Financiële Cockpit;
de balans of winst- en verliesrekening zien;
grootboekkaarten raadplegen.
Binnenkort zullen we de rechten van een gebruiker met de KB-rol conform bovenstaande toelichting aanpassen. De aanpassing geldt dus voor bestaande en nieuwe gebruikers met de KB-rol.
Wilt u als parochiebestuur de rol van een gebruiker wijzigen van een FA-rol in een KB-rol, vul dan het “Aanvraagformulier toegangscode Exact Online” in dat u vindt in de rubriek ‘Documenten” op deze website en mail dit naar info@ipal.nu. Vergeet niet aan te kruisen dat het een “Mutatie rol bestaande gebruiker” betreft.