Nieuwsbrief RKK-online 02 augustus 2019
Conversie fase 2 Alle conversies van Navision naar DocBase zijn uitgevoerd; we zijn inmiddels gestart met de tweede fase. Wat houdt fase 2 van de conversie in:
Tijdens de reeds uitgevoerde conversies zijn bepaalde gegevens niet vanuit Navision naar DocBase overgekomen; dit wordt momenteel verder geanalyseerd. Ook wordt er aan een oplossing gewerkt om die ontbrekende gegevens alsnog vanuit de eerder gemaakte Navision export bestanden naar DocBase over te zetten. Meer informatie volgt spoedig.
Er is een nieuwe versie van de conversietool gemaakt. In tegenstelling tot bij de eerdere versie, is er nu een aantal bestanden beschikbaar. De naamgeving van de bestanden maakt duidelijk welke informatie met de betreffende bestanden in DocBase kan worden ingelezen. De bestanden zijn beschikbaar op www.rkk-online.nl – sectie Conversie. Deze bestanden kunnen ook gebruikt worden voor het toevoegen van informatie aan eerder geconverteerde administraties. Te denken valt bijvoorbeeld aan het toevoegen van kerkbijdrage historie (zie ook de nieuwsbrief van 1 juli). In ieder Excel bestand is een blad opgenomen met instructies zodat duidelijk is welke gegevens in welke kolommen ingevuld moeten worden. Het document “Stappenplan conversie fase 2” beschrijft in hoofdlijnen de uit te voeren stappen, wat er van de parochies wordt verwacht en wat de taken van IPAL zijn. Uitgangspunt is dat alle conversies in deze tweede fase vóór 15 november 2019 zijn afgerond.
DocBase versie 2.0 Tijdens en na implementaties van systemen zoals wij nu binnen de kerk implementeren, blijkt dat er bij het ontwerp van het systeem genomen besluiten soms achteraf gezien anders uitpakken dan vooraf verwacht. Na de vakantieperiode zal gekeken worden naar een mogelijke verdere doorontwikkeling van de DocBase-implementatie waarbij tot op heden geconstateerde aandachtspunten als ook de ingediende suggestie tickets in ogenschouw worden genomen. Er zal bepaald worden welke mogelijke aanpassingen in een volgende release worden meegenomen (met name issues met een hoge prioriteit), welke in latere releases zullen worden opgenomen (dit betreft met name op zich terechte punten, maar met een lagere prioriteit) en welke suggesties afgewezen worden.
Functionaliteit waaraan vooruitlopend aan DocBase versie 2.0 gewerkt wordt, is het samenvoegen van administraties (van hybride of / decentraal administratiemodel naar een centrale administratiemodel). Naar verwachting zal deze functionaliteit in de 2e helft van het 4e kwartaal beschikbaar zijn.
Enkele tips Deze zijn ook verwerkt in het document FAQs DocBase.
In de functie grafbeheer, kan een rechthebbende aan een graf worden toegekend. Zoek in eerste instantie via het vergrootglas naast “Rechthebbende DocBase-ID” of de persoon in DocBase te vinden is. Zo niet, vul dan de gegevens van de rechthebbende in op de grafkaart. Maak een rechthebbende geen voorkeurparochiaan tenzij deze persoon zich bij u meldt als voorkeurparochiaan.
Wacht u op antwoord op een vraag of probleem dat u via een ticket heeft gemeld? Zorg ervoor dat u een melding krijgt als de inhoud van een ticket wijzigt.
Bij de zoek en vind functie kunt u per regel een criterium opgeven. In het eerste invulveld wordt aangegeven hoe er naar de gegevens die in het tweede veld worden ingevuld, gezocht moet worden. Meestal staat er “=” of “Bevat”. De verschillende opties worden in het FAQ document uitgelegd.
Via “04. Status voorkeursparochie” (linker menu van DocBase, onder het kopje Dossiers) kan gezocht worden naar de kaart van iemand die zich bij u als voorkeurparochiaan meldt. Vindt u de gegevens niet, dan kunt u zelf de voorkeurparochiaan handmatig invullen. Zorg ervoor dat u de velden van voorkeurparochie en eventueel voorkeurlocatie invult. Gebruik hiervoor het vergrootglas van het veld “Voorkeursparochie DocBase-ID”.
Eerder al gemeld, maar er komen veel vragen over: In Navision verwijderde leden staan toch in DocBase. In maart 2018 is de koppeling tussen DocBase en SILA opgezet. Alle SILA gegevens zijn toen in DocBase geladen. Indien een parochie een uitschrijving binnenkreeg, is (naast andere activiteiten) een afmelding bij SILA gemaakt en zijn de gegevens van de betreffende persoon uit Navision verwijderd. In DocBase is de afmelding van SILA binnengekomen en verwerkt. Het lid werd toen een parochiaan zonder SILA stip. Maar de gegevens zijn uiteraard niet automatisch uit DocBase verwijderd; er is immers niet aangegeven dat de gegevens verwijderd moesten worden, het had ook alleen een afmelding bij SILA kunnen zijn. Leden die na februari 2018 bij SILA zijn afgemeld en uit Navision zijn verwijderd, staan dus nog steeds in DocBase. Advies is om leden met “Sila aan- afmelding” = “Afgemeld”, handmatig uit DocBase te verwijderen.
Verder zijn er enkele aanpassingen en beschrijvingen aan het document toegevoegd.
Locatie van de video’s De instructie video’s worden binnenkort van de site www.rkk-online.nl verwijderd. Deze zijn dan alleen nog via DocBase beschikbaar; linker menu, 01. Instructies onder Dossiers en via 01. Instructiemateriaal onder Documenten. Per onderdeel is de gesproken tekst als een document toegevoegd. Parochies die zich voor de conversie in fase 2 hebben aangemeld en ook inlogcodes hebben aangevraagd, krijgen een DocBase inlogcode met toegang tot de video’s.
Documentatie Van de volgende documenten is een bijgewerkte versie op de site www.rkk-online.nl geplaatst:
DocBase release notes (sectie Documenten)
FAQs DocBase (sectie Documenten)
De volgende documenten zijn toegevoegd:
Stappenplan conversie fase 2 (sectie Conversie)
Conversietool – diverse bestanden (sectie Conversie)
Incassant-ID's en automatisering parochies (sectie Documenten)
Tekst die in de video’s wordt gesproken (DocBase – 01. Instructies en 01. Instructiemateriaal)