Nieuwsbrief RKK-online 01 juli 2019
Overzetten kerkbijdrage historie Indien u in Navision kerkbijdrage tabellen heeft met als status “open” of “afgesloten”, en u wilt de kerkbijdragehistorie alsnog vanuit Navision naar DocBase over laten zetten, kunt u de kerkbijdrage tabel nu nog vanuit Navision naar Excel overzetten en later in de conversietool (www.rkk-online.nl sectie documenten) aan IPAL aanbieden met het verzoek de gegevens in te lezen. Omdat er vandaag begonnen wordt met het verwijderen van Navision inloggegevens, waarna u niet meer in Navision kunt, is het van belang de gegevens nu over te zetten naar Excel. Zodra de nieuwe versie van de conversietool beschikbaar is, kunt u de gegevens daarin overzetten. Procedure overzetten vanuit Navision naar Excel:
Open de tabel met de gegevens die overgezet moeten worden
Klik 1 keer op een naam van een van de leden.
Druk de “CTRL”-toets in en houd deze vast. Druk de “A”-toets in en laat beide toetsen los. Nu is het hele blad blauw.
Druk de “CTRL”-toets in en houd deze vast. Druk de “C”-toets in en laat beide toetsen los. Nu zijn alle gegevens naar het geheugen van de PC gekopieerd.
Open Excel plak de gegevens in door de toets combinatie “CTRL” (vasthouden) en de “V”-toets.
Herhaal dit voor alle overige tabellen en jaren die nog naar DocBase overgezet moeten worden.
IPAL mailadressen Omdat we meerdere keren problemen hebben ervaren met de ontvangst van de mail, zijn alle mailadressen met @rkk-online.nl zijn vervallen. De @rkk-online.nl adressen zijn vervangen door info@ipal.nu.
Melding vragen en problemen met betrekking tot Exact Online Met Exact zijn afspraken gemaakt dat vragen en problemen in eerste instantie door IWA leden (vertegenwoordigers van de Bisdommen met kennis van Exact Online) dan wel IPAL worden opgepakt. Exact fungeert als supportorganisatie voor deze personen. Dit is zo afgesproken omdat de Exact-helpdesk niet op de hoogte is van alle specifieke instellingen van onze Exact Online implementatie. Gevolg kan zijn (en is in enkele gevallen ook gebleken) dat u als gebruiker een niet geheel bij ons passend antwoord krijgt. Vragen en problemen kunnen via een ticket in DocBase worden gemeld. Deze tickets worden automatisch aan het betreffende IWA lid toegewezen waarna deze persoon automatisch een email ontvangt. Om en analyse te kunnen doen over de meest gestelde vragen en voorkomende problemen, is het van belang dat u zoveel als mogelijk gebruikt maakt van de helpdeskticket functionaliteit in DocBase. Mocht u geen toegang hebben tot DocBase, kunt u een mail sturen naar het mailadres dat voor uw Bisdom beschikbaar is:
Aartsbisdom Utrecht: exact@aartsbisdom.nl
Bisdom Breda: exact@bisdombreda.nl
Bisdom Den Bosch: exact@bisdomdenbosch.nl
Bisdom Groningen-Leeuwarden: exact@bisdomgl.nl
Bisdom Haarlem-Amsterdam: exact@bisdomhaarlem-amsterdam.nl
Bisdom Roermond: exact@bisdom-roermond.nl
Bisdom Rotterdam: exact@bisdomrotterdam.nl
Status conversie Navision naar DocBase Er is de laatste maanden hard gewerkt om de conversie tijdig af te ronden. Met nog 26 parochies nog van Navision over te zetten naar DocBase zijn we er bijna. En dan ……
De capaciteit die dan beschikbaar komt zetten we onder andere in voor het afhandelen van de openstaande tickets. Daarnaast werken we aan:
Aanvulling FAQ DocBase document.
Uitvoeren van correcties zoals die onder andere eerder zijn aangegeven in het document DocBase release notes.
Opstellen plan voor conversie overige administraties naar DocBase waarbij de parochies die gebruik maken van de “tijdelijke voorziening” voorrang hebben omdat deze voorziening tot 1 oktober beschikbaar is.
Conversie van de overige administraties zal na de vakantieperiode van start gaan. Dan wordt ook gewerkt aan het invoeren van gegevens die tijdens de conversie niet uit Navision gehaald konden worden. Denk hierbij aan de kerkbijdragehistorie die in open en afgesloten kerkbijdrage tabellen staat. (zie ook hierboven)
In september wordt gestart met het plannen van aanpassingen en verbeteringen in DocBase. Het bepalen van de wijzigingen zal gebaseerd zijn op bevindingen en de suggestietickets. Hierbij dient aangemerkt te worden dat
niet alle suggestie tickets gehonoreerd zullen/kunnen worden
niet alle gehonoreerde suggesties in de eerstvolgende release van DocBase opgenomen kunnen worden.
Al met al is er een hoop werk verzet, maar we zijn er nog niet. We realiseren ons dat er zaken zijn die opgelost en aangepast moeten worden. Nu we 1 juli (bijna) gehaald hebben, kunnen en zullen we daar vanaf nu meer focus op leggen.
Documentatie Van de volgende documenten is een bijgewerkte versie op de site www.rkk-online.nl geplaatst.
Handleiding incasseren kerkbijdragen in Exact Online (sectie documenten)
DocBase release notes (sectie documenten)
Geconstateerde problemen (sectie documenten)
Wij wensen iedereen die met vakantie gaat een mooie tijd; een tijd van rust en opnieuw opladen voor het volgende werkjaar. Diegene die niet op vakantie gaan wensen wij ook een mooie zomer met mooi weer en zo veel mogelijk rustige momenten.