www.rkk-online.nl is een site van IPAL, de gezamenlijke automatiseringsorganisatie van de Rooms-Katholieke bisdommen in Nederland.

contact: IPAL, postbus 215, 6130 AE Sittard;

l.remkes@ipal.nu

Extra informatie tbv aanmaken incasso's

April 26, 2019

Abonnementen voor incasso van kerkbijdragen worden in DocBase opgezet. De informatie wordt vanuit DocBase automatisch aan Exact Online doorgegeven. In Exact Online worden een relatie, toewijzingsregel, abonnement en een machtiging aangemaakt. De daadwerkelijke incasso wordt vanuit Exact Online geïnitieerd. In de handleiding voor het incasseren, zoals nu opgenomen in onderdeel 2.6 van de FAQ’s Exact Online (in de rubriek Documenten op deze website) wordt de incassoprocedure toegelicht. Ter aanvulling hierop willen we u graag attenderen op het volgende:

 

Het incasso-traject in Exact Online bestaat uit drie stappen:
1.    Het genereren van (interne) concept-facturen voor de te incasseren bedragen
2.    Het definitief maken van de (interne) facturen voor de te incasseren bedragen
3.    Het aanmaken (en verzenden of downloaden) van een incasso-batch

 

We raden u met klem aan stap 1 af te sluiten met een controle. 
Via het pad Abonnementen > Facturen > Facturen > Genereren krijgt u een overzicht van de kerkbijdragen die volgens Exact geïncasseerd kunnen worden. Exact baseert zicht daarbij op de begindatum van een abonnement en telt daar de reeds gefactureerde periode bij op. Controleer dit overzicht goed (bv. middels een export naar Excel). Onjuistheden die dan worden geconstateerd kunnen nog worden hersteld. Herstel na stap 2 kan ongewenste sporen achterlaten in de administratie.


Voorbeeld:
Van een jaarincasso-abonnement met begindatum 1 januari 2019 wordt een concept-factuur gegenereerd (stap 1). Exact Online registreert dat het abonnement is gefactureerd tot en met 31 december 2019. Als de gegenereerde concept-factuur onjuist blijkt te zijn en wordt verwijderd, wordt ook automatisch de “gefactureerd tot en met-datum” bij het abonnement naar de oude waarde teruggezet.


Als de factuur wordt afgedrukt c.q.definitief wordt gemaakt (stap 2), wordt de factuur automatisch definitief geboekt in het Verkoopboek. Er ontstaat dan een openstaande vordering en het factuurbedrag wordt op de grootboekrekening 8000 Kerkbijdragen bijgeschreven. Deze boeking in het Verkoopboek is definitief en kan niet meer aangepast worden. De “gefactureerd tot en met-datum” bij het abonnement krijgt dan ook een definitieve status. 


Een definitieve factuur kan alleen gecorrigeerd worden door een creditnota te aan te maken in Exact Online, die bij het ‘afdrukken’ (lees: definitief maken) ervan eveneens wordt verwerkt in het Verkoopboek. De eerdere openstaande vordering en de boeking op de grootboekrekening 8000 Kerkbijdragen worden dan ‘tegengeboekt’. Echter, de “gefactureerd tot en met-datum” bij het abonnement wordt dan NIET gecorrigeerd. In bovenvermeld voorbeeld blijft deze datum dan staan op 31 december 2019. Het opnieuw factureren van het abonnement middels het doorlopen van de stappen 1 t/m 3 biedt geen oplossing, aangezien dan de “gefactureerd tot en met-datum” bij het abonnement verder opschuift (in het voorbeeld naar 31 december 2020). Dat is vervelend, aangezien het abonnement uit het voorbeeld dan pas weer in januari 2021 door Exact Online automatisch wordt ‘klaargezet’ om te worden gefactureerd en geïncasseerd.  Constateert u dat een definitieve factuur onjuist is, dan adviseren we u hier via het sturen van een helpdeskticket in DocBase melding van te maken, waarna er in overleg met u zal worden gekeken naar mogelijke oplossingen.


De handleiding voor het incasseren in onderdeel 2.6 van de FAQ’s Exact Online zal binnenkort uitgebreid worden om de incassoprocedure nog inzichtelijker te maken. 
 

Share on Facebook
Share on Twitter
Please reload

Archief
Please reload

Zoeken op tags
Please reload